明学院〔2012〕11号

为使三明学院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》和教育部、省政府办公厅、省教育厅关于公文处理的有关文件精神，结合学校工作实际，特对三明学院公文处理作如下规定：

一、公文处理的原则

（一）公文是在日常管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）公文处理是指公文处理的过程，包括收文处理、行文处理、归档与保管等。

（三）党政办公室是全校行政公文处理工作的管理部门，主管学校的公文处理工作并指导校内其他行政单位的公文处理工作。各系、各部门应确定专人负责本单位、本部门的公文处理工作。

（四）各级领导应当高度重视公文处理工作，带头执行公文处理有关规定，加强对公文处理工作的领导和检查，切实对公文处理工作负责。公文办理人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识，要严格按规定程序处理公文。

（五）行文要少而精，注重效用，要严格控制发文数量和发文范围。

（六）公文处理必须做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密规定。要实事求是，认真负责，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，努力提高公文处理工作的效率和质量。

二、常用公文的形式

（一）文件格式的公文

1．发文标识为“三明学院文件”、代字为“明学院”的公文，主要用于上行文中向省、市上级主管部门请示、报告工作和呈报意见。印发单位为“三明学院党政办公室”，加盖“三明学院”印章。

2．发文标识为“三明学院”、代字为“明院发”的公文，主要用于下行文中对各项工作做出的重要决定、规定和工作部署，印发重要通知、批复重要事项。印发单位为“三明学院党政办公室”，加盖“三明学院”印章。代字为“明院×（拟文主办单位代字）”的公文，主要用于平行文、下行文中以学校名义行文、由部门承 办的事项。发文字号的机关代字按照拟文主办单位分别编为“明院人”、“明院  教”、“明院学”、“明院继”等。印发单位为“三明学院×”（×为拟文主办单位），  加盖“三明学院”印章。

3．发文标识为“三明学院党政办公室”、代字为“明院办政”的公文，主要用  于经校领导同意，安排或代三明学院发布对某一方面工作的部署，转发有关文件，印发规章制度，下发会议通知，以及其他需要用三明学院党政办公室名义印  发的公文。加盖“三明学院党政办公室”印章。

4．发文标识为“三明学院处”的公文，用于行政各部门因业务工作需要，向学校请示（报告）工作，向上级业务主管部门询问和答复问题，向各基层单位通  知有关事项等。

5．发文标识为“三明学院系（学院）”的公文，用于各系（学院）请示（报告）工作，通知有关事项等。机关代字分别为“中文”、“政法”、“外语”、“数计”、“经  管”、“化生”、“物机”、“土建”、“艺术”、“体育”、“教师”、“理工”、“动漫”。印发单位为“三明学院系（学院）办公室”，加盖系（学院）印章。

（二）函件格式的公文

发文标识为“三明学院”、代字为“明学院函”的公文，主要用于以学校名义  与不相隶属单位之间商洽工作、请求批准和答复审批事项等。加盖“三明学院”印章。

（三）会议纪要

发文标识为“三明学院会议纪要”等，用于记载和传达会议情况和议定事项。由党政办公室按年度统一编号，不盖章。

（四）三明学院工作通报

用于通报学校内部重要工作情况，交流推广典型经验，印发三明学院领导在重要会议上的讲话和调研材料。由三明学院党政办公室编发，发文字号用“第期”。

三、行文规则

（一）下行文一般“下发一级”，发至校直各部门（处、室等）、各单位（系、院、馆、中心、所等）。

（二）三明学院内设机构（不含纪委、工会、团委）除党政办公室外，均不得对外正式行文。

（三）转发上级机关的公文，不再抄送上级机关。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。

（四）尽量减少发文数量。上级或平级一般性文件，对三明学院不作具体要求的一般不转发（有的可使用翻印方式）。领导在会议上的讲话，会议上已印发的，不重发；一般工作要求，会上已部署的不印发；不属行文对象的不滥发；确需印发的，用“三明学院工作通报”发。

（五）严格界定发文机关。三明学院学术委员会、三明学院语言文字工作委  员会等专门委员会及各种领导小组、组委会等常设、非常设临时机构工作范围内的事，一律自行行文，不以三明学院名义行文。必要时，可以“三明学院党政办公室”文件转发。

（六）各职能部门报送学校行政的“请示”，主送机关只能写三明学院，不要写校机关处（室），也不要直接写领导同志个人，否则，不予批复。除上级机关负责人直接交办的事项外，各职能部门不得以三明学院名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

（七）积极利用现代通讯和技术手段处理公文，按规定可以通过网络传递的公文，不再以纸质形式传递。原则上，普发性通知、周工作安排、规章制度等均在校园网络办公平台发布。发文代字为“明院发”、“明院办”的文件按文号顺序发布在网络办公平台上，一般不再印发纸质文件。

四、发文办理

发文办理是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登  记、分发等程序。运转流程为：拟稿（主办单位）-拟稿单位审稿-会稿（需会稿的）-办公室核稿-签发-编文号-发文登记-缮印-拟稿人员校对-用印（复核）-分发。

（一）草拟。草拟公文一般应根据领导批示或口头指示，由承办单位负责撰拟。草拟公文应当符合国家的法律、法规及其他有关规定。做到情况确实、观点明确、表达准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短。

拟稿一律使用电脑打印稿，拟稿单位审稿、会稿、办公室核稿及领导签发均保留原手稿、以便核查、存档。修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得使用铅笔、圆珠笔。不得在文稿装订线外书写。

（二）审核。以学校标识的公文，承办单位拟稿后，应交由办公室进行审核。核的重点是：是否确需发文，使用何种公文形式，是否符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定，是否与有关部门协商、会签，文字表达、文种使用、公文格式等是否符合规定，是否符合行文规则，发文范围是否妥当，附件及必需的说明材料是否齐全。办公室审核时要确定发文份数；对需要定密的公文，要确定定密审核人并提出定密审核意见。

拟稿单位审稿由该单位负责人签署。审稿人签名应写全姓名和审稿日期。对涉及其他单位职权范围内的事项，主办单位应当主动与有关单位协商、会稿，取得一致意见并会签方可行文。

党政办公室核稿人员可以对文稿进行修改或提出修改意见后退主办处室（单位）修改。核稿后，由党政办公室主任或副主任审核把关，签署意见送领导签发。未经办公室审核的公文，校领导原则上不签发。

（三）签发。公文应由单位负责人签发。报送省、市上级主管部门的文件，经分管校领导签署审核意见后，由学校主要领导签发；校内重要行文由主要领导或授权分管领导签发。部门以学校名义的行文，一般由学校分管领导签发。“三明学院党政办公室”标识的行文，由党政办公室主任请示校领导同意后签发，必要时请校领导签发。“会议纪要”由会议召集人签发。签发公文应明确签署意见，并写全姓名和签发日期。

（四）复核、登记。经负责人签发后的文稿，正式印制前，应进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，格式是否规范、统一等。经复核后的文稿，应及时登记、编号，按照公文分发范围和是否电子公文确定印制数量。

（五）缮印。经登记、编号后的文稿，统一送文印室缮印。按相应的公文标识，正反面印刷，页码1-2页的采用A4纸印刷，页码3页以上的采用A3纸印刷。

（六）用印、分发（网络发布）。用印前，要检查签发人与使用印章权限是否相符，发文标识与印章名称是否一致。公文按主抄送对象分发。公文分发采用纸质和电子传递两种途径。

五、收文办理

收文办理是收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。

（一）签收、登记。外来公文和各系、各部门上报的公文由办公室负责签收、登记，按程序办理；登记时要将办件、阅件、通报等分开，避免该办的文件漏办。校内下发的公文和校领导批办的公文由各系、各部门指定专人签收、登记并及时报本单位、本部门负责同志阅批（办）。

（二）拟办、批办。校办公室对登记分类的公文要及时送校办公室负责同志签署拟办意见后呈校领导批办；经校领导批办的公文，要登记并及时转有关单位办理。对不符合有关规定的，退回办文单位。

1．上级、平级机关有关方针、政策、法规类的公文送院领导阅（急件、要件复印分送，一般件传阅）。

2．上级机关下发或交办的公文，由办公室提出拟办意见送校领导批示后办理。

3．内设机构各单位报送需要办理的公文，由办公室提出处理意见或根据工作职责送交有关处室提出办理意见后再报院领导审批。

4．对需要两个以上单位办理的公文，办公室根据单位职能、工作任务性质、上下左右对应关系等提出拟办意见，报校领导批示同意后，明确主办单位，落实承办单位。领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

（七）承办、催办。有关部门接到批办的公文后，应根据领导的批示抓紧时间办理，对于急件要限时办结，办公室负责催办。公文收文时间、承办单位办理时间、办结时间均应在《文件阅办单》上注明备查。

六、公文归档、管理

（一）公文办理结束后，公文主管部门应将2份公文正本连同领导人签批的底稿及时整理、归档、立卷，对阅件和简报也要进行分类整理、立卷。一般应于每年的第一季度将上年的公文案卷移交给综合档案室。

（二）公文的保管、销毁、移交等按学校有关规定执行。

七、附则

（一）行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。

（二）公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

（三）办公室对本规定落实情况应当进行督促检查，并根据需要适时进行公文处理情况通报。

（四）国务院《国家行政机关公文处理办法》已明确规定的内容，本规定未提及的，严格按《国家行政机关公文处理办法》执行。

（五）本规定自2007年1月1日起施行，由三明学院党政办公室负责解释。